Planning du personnel avec l'IA : méthode pour une TPE
Faire le planning du personnel avec l'IA en TPE : les contraintes à donner, le prompt, le contrôle des heures et des repos, et quand passer à un vrai outil.
En bref
- Le DUERP est obligatoire dès le premier salarié. Mise à jour au moins annuelle à partir de 11 salariés, et dans tous les cas après un changement important ou un accident.
- L'IA sert à structurer et rédiger : unités de travail, liste de risques à examiner, tableau, actions de prévention à discuter.
- Elle ne voit ni votre atelier ni vos salariés : l'observation et la cotation se font sur place, et le document doit refléter votre réalité.
Obligations vérifiées en novembre 2026 sur des sources spécialisées. Le portail numérique de dépôt prévu par la loi de 2021 n'est pas déployé à cette date : seule la conservation par l'entreprise s'applique. Vérifiez auprès de votre service de prévention et de santé au travail.
Le DUERP en bref : qui, quoi, quand ?
| Question | Réponse |
|---|---|
| Qui doit le faire ? | Tout employeur, dès l'embauche du premier salarié. |
| Quand le mettre à jour ? | Au moins une fois par an à partir de 11 salariés. Pour toutes les entreprises : lors d'un aménagement important des conditions de travail, ou quand une information nouvelle sur un risque apparaît (nouveau produit, nouvelle machine, accident). |
| Que doit-il contenir ? | L'inventaire et l'évaluation des risques par unité de travail, et pour les entreprises de moins de 50 salariés, la liste des actions de prévention et de protection. |
| Combien de temps le garder ? | Chaque version est conservée au moins 40 ans et tenue à disposition des salariés, du médecin du travail et de l'inspection du travail. |
| Que risque-t-on ? | Une amende en cas d'absence ; surtout, en cas d'accident du travail, un document absent ou bâclé pèse lourd dans la recherche de responsabilité de l'employeur. |
Le dernier point explique pourquoi un DUERP générique, rempli en dix minutes par une IA, est une mauvaise affaire : il donne l'apparence de la conformité sans le travail d'évaluation qui protège vraiment vos salariés et vous-même.
Ce que l'IA fait bien, ce qu'elle ne peut pas faire.
Elle fait bien ce qui demande de la méthode et de la mise en forme : découper l'entreprise en unités de travail, proposer une liste de familles de risques à passer en revue (chutes, manutention, produits chimiques, bruit, risques routiers, risques psychosociaux, travail sur écran), transformer vos notes en tableau propre, rédiger des actions de prévention claires.
Elle ne peut pas savoir que l'escabeau de la réserve est bancal, que le livreur arrive toujours pendant le rush, ou que votre apprentie porte des cartons de 20 kilos. Ces informations viennent de l'observation et des échanges avec les salariés. L'INRS et la Carsat proposent des outils sectoriels gratuits (par exemple pour la restauration, le commerce alimentaire ou le transport) qui restent la meilleure base ; l'IA vient en complément pour la rédaction.
Préparer son DUERP avec l'IA : la méthode en 6 étapes.
- Définir les unités de travail 15 min
Décrivez votre entreprise à Claude (activité, effectif, locaux, postes) et demandez une proposition d'unités de travail : par exemple « cuisine », « salle », « livraison », « administratif ».
- Obtenir une grille d'observation 10 min
Pour chaque unité, une liste de questions à vérifier sur place. Imprimez-la.
- Observer et interroger 1 à 3 h
Faites le tour avec la grille, notez en vrac ce que vous voyez, demandez aux salariés ce qui les gêne, les fatigue ou leur fait peur. Notez les incidents passés.
- Mettre en forme le tableau 30 min
Donnez vos notes à Claude et demandez le tableau d'évaluation (prompt ci-dessous).
- Coter et décider 1 h
Vous relisez la gravité et la fréquence proposées, vous les corrigez selon votre connaissance du terrain, et vous choisissez les actions, avec un responsable et une échéance.
- Dater, conserver, présenter 15 min
Datez la version, conservez-la, présentez-la aux salariés et, s'il existe, au CSE. Notez dans votre agenda la prochaine mise à jour.
Prompt : la grille d'observation
Je dirige [activité] à [ville], [nombre] salariés, postes : [liste]. Locaux : [description]. Proposez des unités de travail pour mon document unique, puis, pour chacune, une grille de 10 à 15 questions concrètes à vérifier sur place et à poser aux salariés. Couvrez aussi les risques psychosociaux et les déplacements. Formulez les questions pour qu'on puisse y répondre par oui, non ou une remarque.
Prompt : le tableau d'évaluation
Voici mes notes d'observation et les remarques des salariés, par unité de travail : [notes]. Construisez le tableau du document unique avec ces colonnes : unité de travail, situation dangereuse observée, risque, personnes exposées, mesures déjà en place, gravité (1 à 4), fréquence (1 à 4), priorité, action proposée. Règles : n'ajoutez aucune situation que je n'ai pas notée ; si vous pensez qu'un risque courant pour ce métier manque dans mes notes, listez-le à part sous le titre « À vérifier sur place » ; indiquez que les cotations sont des propositions à valider. Produisez le tableau en fichier Excel.
Formation en ligne Claude au travail
La formation en ligne montre comment faire produire à Claude un tableau propre (Excel ou Word), à partir de notes de terrain, et comment lui faire signaler ce qu'il a supposé.
Ce que l'IA ne doit pas faire seule.
- Remplir le DUERP sans visite. Un document « type » pour un restaurant ou un garage ne décrit pas le vôtre. En cas de contrôle ou d'accident, c'est le décalage avec la réalité qui pose problème.
- Décider des cotations. La gravité et la fréquence d'un risque dépendent de vos conditions réelles. L'IA propose, vous tranchez, idéalement avec les salariés concernés.
- Affirmer une règle de sécurité précise. Valeurs limites, obligations de formation, vérifications périodiques : vérifiez auprès de l'INRS, de votre service de prévention et de santé au travail ou de votre organisation professionnelle.
- Recevoir des informations médicales nominatives. Pas de nom de salarié associé à un problème de santé dans vos notes envoyées à l'IA. Décrivez des postes, pas des personnes ; voir IA et RGPD.
Mettre à jour le document unique chaque année.
La mise à jour est le moment où l'IA rend le plus service, parce que le travail de structuration est déjà fait. Joignez la version précédente, vos notes de l'année (nouvelle machine, accident, changement d'organisation, nouveaux postes) et demandez :
Prompt : mise à jour
Voici notre document unique de l'an dernier et les changements de l'année. Proposez une version mise à jour : ajoutez les nouvelles situations, signalez les lignes qui ne correspondent plus à notre organisation, et faites le point sur les actions prévues l'an dernier (faites, en cours, abandonnées) à partir de mes notes. Mettez en évidence chaque modification pour que je puisse la vérifier.
Gardez l'ancienne version telle quelle : chaque version se conserve. Si vous employez des salariés depuis peu et que l'administratif s'accumule, les mêmes réflexes servent pour d'autres documents RH ; voir par exemple la fiche de poste avec Claude.
Passer à la pratique.
Le plus difficile dans un DUERP est souvent de commencer. Lancez le premier prompt ce soir : demain matin, vous avez une grille d'observation adaptée à votre activité. Faites le tour, notez, puis laissez l'IA mettre en forme. Le résultat sera votre document, et pas un modèle de plus. Si vous voulez outiller votre équipe sur ce type de travail documentaire, la formation Claude en entreprise part de vos propres documents.
Formation en ligne Claude au travail
La formation en ligne « Claude au travail » reprend ces méthodes sur des cas de bureau concrets : prompts, projets, fichiers, vérification. Vous avancez à votre rythme, sur vos propres documents.
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Questions fréquentes.
Peut-on faire son DUERP avec ChatGPT ou Claude ?
Vous pouvez l'utiliser pour structurer le document, préparer la grille d'observation et mettre en forme le tableau. L'observation du terrain, la cotation et le choix des actions restent le travail de l'employeur, avec les salariés.
Le DUERP est-il obligatoire avec un seul salarié ?
Oui, l'obligation s'applique dès le premier salarié. La mise à jour annuelle obligatoire ne concerne que les entreprises d'au moins 11 salariés, mais toutes doivent le mettre à jour après un changement important.
Faut-il déposer le DUERP en ligne ?
La loi de 2021 prévoyait un portail numérique de dépôt, mais il n'est pas déployé en novembre 2026. L'entreprise doit conserver chaque version au moins 40 ans et la tenir à disposition des personnes concernées.
Existe-t-il des outils gratuits pour le document unique ?
Oui, l'INRS et l'Assurance maladie proposent des outils d'évaluation gratuits pour plusieurs secteurs. Ils constituent une bonne base, que l'IA peut aider à compléter et à mettre en forme.
Les risques liés à l'IA doivent-ils figurer dans le DUERP ?
Si l'introduction d'un outil modifie l'organisation ou les conditions de travail, cela peut constituer un changement à évaluer, par exemple pour la charge de travail. Voyez avec votre service de prévention et de santé au travail.